All’avvio di SAP, appare il cruscotto principale personalizzabile.

Di seguito le varie possibilità di ricerca della transazione ME51N per la creazione dell’RDA

• Da dashboard, nei “preferiti” (personalizzabili) o nei “utilizzati di più”
• Da menù
• Da ricerca

Entrare nella transazione ME51N - Creare RDA

Selezionare come tipo di documento: “ZACC Rich. CdC/Com”

Premere sull’icona a fianco della dicitura “Riepilogo posizioni” per aprire la lista delle posizioni.

Compilare i seguenti campi

C: tipo di contabilizzazione:

• K per definire la riga come spesata a CDC
• F per definire la riga come spesata a commessa/ordine
• U quando si deve dividere la spesa su più CDC, in fase di accettazione

P: tipo posizione:

• D per definire la riga come posizione a prestazione

Testo breve: inserire una breve descrizione dell’attività

Data consegna:

Nota: i tempi indicati devono essere coerenti e consistenti con la richiesta; mai indicare una data nel passato, neanche in caso di regolarizzazione.

!! Deve essere indicata la data di conclusione attività; se previsti più step, allegare eventuale gant di progetto.

Divisione: inserire AB01

Gruppo acquisti: viene compilato automaticamente dal sistema abbinando la classe merce al buyer di riferimento.

Importante quindi selezionare correttamente la classe merce, come indicato nel paragrafo successivo.

Per inserire il gruppo merci corretto è necessario visualizzare i gruppi merce validi.

Dal campo “gruppo merci” cliccare su  

Scorrendo con il cursore nella lista, scegliere quello corretto.

Possibile utilizzare anche il tasto  e cercare per testo.

*In calce al manuale è disponibile elenco con i Gruppi merce attualmente validi.

Premere sull’icona a fianco della dicitura “Posizione”.

Scegliere la cartella “Prestazioni” e poi “Selez. Prest.” In basso

Per scegliere la prestazione corretta, nella schermata che si apre, nella riga “CatPrestServMod” inserire “ABS00”

Si apre la schermata con il catalogo prestazioni che è possibile consultare: selezionando le voci sulla colonna a sinistra dello schermo, si apre l’elenco prestazioni dettagliato sulla parte destra.

Una volta individuata la corretta prestazione, mettere il flag sulla riga.

Poi cliccare su Prestazioni.

Nota:

scegliere il gruppo merce/prestazione corretto o più attinenti.

Attenzione ad utilizzare lo stesso gruppo merce sia in “Riepilogo posizioni” (inserito manualmente come indicato al passo 4.1) che in “Posizione” (associato al nr. prestazione e automaticamente caricato).

Nella schermata che si apre di seguito, inserire quantità.

Esempi:

• Per un appalto annuale a canone mensile indicare come quantità 12 (mesi)
• Per un contratto basato sulle tonnellate indicare nr. ton totali previste
• Per attività ripetitive indicare il nr. di attività previste (es. q.tà 4 per ispezioni trimestrali)

Note:

l’unità di misura in questa schermata è sempre EA, poi è opportuno dettagliare nei testi l’unità di misura cui si fa riferimento (€/mese, €/t, €/cad)

A questo punto si apre un altro pop up in cui inserire la contabilizzazione (cdc e commessa statistica, oppure commessa d’investimento).

Inserire la descrizione dell’attività/servizio richiesto.

Per fare questo è necessario selezionare l’icona indicata nella schermata a fianco.

E’ necessario scorrere con il cursore verso destra, per trovare l’icona

Facendo click sull’icona si accede alla pagina per inserimento dei testi.

I testi inseriti devono essere esaustivi e dettagliare al meglio lo scopo del lavoro in modo qualitativo e quantitativo, nonché specificare le unità di prezzo richiesto.

Nota: Il testo inserito verrà riportato nella richiesta d’offerta al fornitore e poi anche nell’ordine.

Non inserire quindi in questo campo note riservate al buyer o prezzi.

Non esprimere mai le attività in termini di n. ore, n. persone e soprattutto non specificare mai i nominativi di eventuali dipendenti del fornitore desiderati o esprimere la volontà di approvare specificatamente le risorse selezionate dal fornitore.

Una volta inserito il testo, premere l’icona indicata per tornare alla schermata della RDA.

Nota: attenzione che il campo ha un limite massimo di 30.000 caratteri.

Nel caso in cui non siano sufficienti, allegare documento con testo completo (vedi allo step 13 come inserire allegati).

In “dati cliente” compilare la scheda inserendo:

Tipo di appalto:

• A Appalto
• C Cantiere
• N Nessuno dei prec.

A: prevede l’esecuzione dell’attività in ABS in regime di DUVRI (oneri di sicurezza inseriti dal fornitore e valutati da ns. ASPP)

C: prevede l’esecuzione dell’attività in ABS in regime di CANTIERE (oneri di sicurezza elaborati da Incaricato alla sicurezza che il richiedente deve far pervenire a ACQ e preferibilmente allegare alla RDA)

N: non prevede l’ingresso in ABS (es. forniture, regolarizzazioni, attività intellettuale, esecuzione lavori non in ABS)

Nota: Un’indicazione sbagliata non consente il corretto ingresso al fornitore. La mancata compilazione non consente il salvataggio dell’RDA.

Flag per abilitazioni richieste per l’attività, se necessarie particolari abilitazioni per il personale della ditta e nr. badge richiedente.

Eventuale flag per:

Forza data di consegna (nel caso in cui siano necessari tempi di consegna molto stretti)

Regolarizzo (nel caso in cui l’offerta/ consuntivo siano già stati definiti con il fornitore)

Specificare se è una regolarizzazione nei testi esterni, indicando possibilmente i riferimenti (es. data intervento, n. DDT, n. fattura, n. consuntivo lavori.

Inserire nei testi interni di testata il motivo della regolarizzazione rispetto alla procedura di acquisto standard (non è necessario il flag “Forza data di consegna”).

In campi personalizzati inserire il valore dell’RDA (che deve essere congruo, in linea con l’effettiva spesa totale prevista)

Inserire un valore RdA congruo, che sia in linea con l’effettiva spesa totale prevista. Nel caso di contratti pluriennali inserire il valore per tutti gli anni del contratto. Nel caso non si abbiano riferimenti di budget, non inserire 1 € ma inserire comunque un valore anche stimato. Il valore di RDA avrà il significato di tetto massimo di spesa per ACQ per l’intero scopo del lavoro, eventuali sottostime o integrazioni andranno gestite con modifica dell’RDA stessa o emissione di nuova RdA a copertura. Nel caso di servizi con riconoscimento spese a consuntivo (es. trasferte, rimborsi chilometrici, …) si suggerisce la predisposizione di una apposita posizione con un valore tetto congruo.

Se necessario, inserire fonte di acquisto distinguendo tra:

fornitore fisso: se si tratta di fornitore tassativo o regolarizzazione di materiale già consegnato

fornitore richiesto: se si tratta di fornitore suggerito ma non vincolante/tassativo

La ricerca può essere fatta scrivendo direttamente nel campo. Apparirà un menù a tendina da cui selezionare il codice forn. corretto.

Att.ne!! NON selezionare i codici con la dicitura “DEST”

Nota: se il fornitore fisso da inserire non è presente in anagrafica, contattare ACQ/QF prima dell’emissione della rda.

!! Il tempo di qualifica dipende quasi esclusivamente dal fornitore; il tempo medio dell’iter di qualifica è pari a 20 giorni.

L’attività di qualifica è propedeutica all’inserimento dell’Rda, il rischio infatti è che il fornitore non soddisfi gli standard di ABS.

Prestare attenzione all’indirizzo di consegna, in particolare se trattasi di ABS Brandico

Per inserire eventuali testi integrativi relativi alla RDA,

andare nella “testata” premere sull’icona a fianco della dicitura

-Appunto testata: testi indirizzati al fornitore

-Ap.to testata – INT. : testi indirizzati solo al buyer

Salvare la RDA con il tasto “salva” in basso a destra, e annotare il numero della RDA creata.

Allegare eventuale documentazione a supporto tramite icona in alto a sinistra.

Selezionare “creare”, poi “archiviare documento comm.”

Selezionare “specifiche tecniche acquisto” e trascinare l’allegato nel campo libero a sinistra.

La creazione dell’RDA fa partire il flusso approvativo in automatico. Non è necessario avviare manualmente nessuna procedura.

Nella RDA è possibile vedere l’iter/step approvativi, consultando la sezione “dettaglio approvazione”

A seconda del tipo di RDA, ci saranno step diversi che si attivano (pronto/pianificato) o disattivando (prevista esclusione) i livelli a seconda della casistica.

Attenzione!!!

All’approvatore arriva un’e-mail di solo avviso. Per poter agire è necessario accedere a SAP.

Per monitorare il flusso approvativo, si accede in due modi:

• Dal cruscotto iniziale di SAP, dove sono riepilogate le RDA in attesa
• Dalla sezione “my inbox”

Si apre una schermata a sinistra in cui è possibile visualizzare il riepilogo dei documenti in attesa.

Cliccando, sulla destra appare il dettaglio in cui è possibile vedere i dati e personalizzare la visualizzazione.

Scorrendo verso il basso, appare il flusso approvativo.

In caso l’approvatore abbia necessità di richiedere modifiche, può utilizzare la funzione “richiedi rielaborazione” e rimandare al richiedente la RDA.

Con il box che appare “invia decisione” è possibile inviare un messaggio al richiedente.

Stessa cosa accade per la funzione “cancella RDA” che cancella SOLO il flusso approvativo.

Se l’approvatore necessita di ulteriore step approvativo di altro utente, può inoltrare la richiesta con la funzione “inoltra” e cercando l’utente nell’elenco che appare.

Per accettare e procedere con il flusso, selezionare solo “approva”.

Attenzione!!

Ultimato il flusso di approvazione, le RDA arrivano all’ufficio acquisti.

Entrando in visualizzazione, nella sezione “dettagli approvazione” è possibile verificare l’iter approvativo.

Rimane sempre nella sezione “stato” l’indicatore 05 Rilascio Concluso.

Sempre nella stessa sezione appare l’ODA quando la richiesta viene processata da acquisti.

In caso la RDA non fosse completa, il buyer può respingerla.

Nota!!

Non esiste più il gruppo acquisti C00, che dava la possibilità al richiedente di sistemare la RDA senza riavviare il flusso approvativo.

Su SAP S4, il buyer respinge la richiesta e il richiedente deve apportare le modifiche necessarie e riavviare il flusso.

Per riavviare il flusso approvativo, andare sulla sezione “Stato” e aggiornare il campo “Cd. bl.” con il valore non bloccato.