absacciai

Step

Descrizione

Screen shot

0

All’avvio di SAP, appare il cruscotto principale personalizzabile.

Di seguito le varie possibilità di ricerca della transazione ME51N per la creazione dell’RDA 

1

Entrare nella transazione ME51N - Creare RDA

2

Selezionare come tipo di documento: “ZACC Rich. CdC/Com”

3 

Premere sull’icona a fianco della dicitura “Riepilogo posizioni” per aprire la lista delle posizioni.

4

Compilare i seguenti campi

C: tipo di contabilizzazione: 

P: tipo posizione: 

Testo breve: inserire una breve descrizione dell’attività

Data consegna: 

Nota:     i tempi indicati devono essere coerenti e consistenti con la richiesta; mai indicare una data nel passato, neanche in caso di regolarizzazione.

!! Deve essere indicata la data di conclusione attività; se previsti più step, allegare eventuale gant di progetto.

Divisione: inserire AB01

Gruppo acquisti: viene compilato automaticamente dal sistema abbinando la classe merce al buyer di riferimento.

Importante quindi selezionare correttamente la classe merce, come indicato nel paragrafo successivo.

4.1

Per inserire il gruppo merci corretto è necessario visualizzare i gruppi merce validi.

Dal campo “gruppo merci” cliccare su 

Scorrendo con il cursore nella lista, scegliere quello corretto. 

Possibile utilizzare anche il tasto e cercare per testo.

*In calce al manuale è disponibile elenco con i Gruppi merce attualmente validi.

5

Premere sull’icona a fianco della dicitura “Posizione”.

Scegliere la cartella “Prestazioni” e poi “Selez. Prest.” In basso

5.1

Per scegliere la prestazione corretta, nella schermata che si apre, nella riga “CatPrestServMod” inserire “ABS00”

Si apre la schermata con il catalogo prestazioni che è possibile consultare: selezionando le voci sulla colonna a sinistra dello schermo, si apre l’elenco prestazioni dettagliato sulla parte destra.

Una volta individuata la corretta prestazione, evidenziare la riga scelta cliccando sulla stessa.

Poi clicco su Prestazioni.

Nota: 

scegliere il gruppo merce/prestazione corretto o più attinenti.

Attenzione ad utilizzare lo stesso gruppo merce sia in “Riepilogo posizioni” (inserito manualmente come indicato al passo 4.1) che in “Posizione” (associato al nr. prestazione e automaticamente caricato).

6

Nella schermata che si apre di seguito, inserire quantità.

Esempi:

Note:

l’unità di misura in questa schermata è sempre EA, poi è opportuno dettagliare nei testi l’unità di misura cui si fa riferimento (€/mese, €/t, €/cad)

A questo punto si apre un altro pop up in cui inserire la contabilizzazione (cdc e commessa statistica, oppure commessa d’investimento).

7

Inserire la descrizione dell’attività/servizio richiesto.

Per fare questo è necessario selezionare l’icona indicata nella schermata a fianco.

E’ necessario scorrere con il cursore verso destra, per trovare l’icona 

Facendo click sull’icona si accede alla pagina per inserimento dei testi.

I testi inseriti devono essere esaustivi e dettagliare al meglio lo scopo del lavoro in modo qualitativo e quantitativo, nonché specificare le unità di prezzo richiesto.

Nota: Il testo inserito verrà riportato nella richiesta d’offerta al fornitore e poi anche nell’ordine.

Non inserire quindi in questo campo note riservate al buyer o prezzi.

Non esprimere mai le attività in termini di n. ore, n. persone e soprattutto non specificare mai i nominativi di eventuali dipendenti del fornitore desiderati o esprimere la volontà di approvare specificatamente le risorse selezionate dal fornitore.

7.1

Una volta inserito il testo, premere l’icona indicata per tornare alla schermata della RDA.

Nota: attenzione che il campo ha un limite massimo di 30.000 caratteri.

Nel caso in cui non siano sufficienti, allegare documento con testo completo (vedi allo step 13 come inserire allegati).

8

In “dati cliente” compilare la scheda inserendo:

Tipo di appalto:

A: prevede l’esecuzione dell’attività in ABS in regime di DUVRI (oneri di sicurezza inseriti dal fornitore e valutati da ns. ASPP)

C: prevede l’esecuzione dell’attività in ABS in regime di CANTIERE (oneri di sicurezza elaborati da Incaricato alla sicurezza che il richiedente deve far pervenire a ACQ e preferibilmente allegare alla RDA)

N: non prevede l’ingresso in ABS (es. forniture, regolarizzazioni, attività intellettuale, esecuzione lavori non in ABS)

Nota: Un’indicazione sbagliata non consente il corretto ingresso al fornitore. La mancata compilazione non consente il salvataggio dell’RDA.

Flag per abilitazioni richieste per l’attività, se necessarie particolari abilitazioni per il personale della ditta e nr. badge richiedente.

Eventuale flag per:

Forza data di consegna (nel caso in cui siano necessari tempi di consegna molto stretti)

Regolarizzo  (nel caso in cui l’offerta/ consuntivo siano già stati definiti con il fornitore)

9

In campi personalizzati inserire il valore dell’RDA (che deve essere congruo, in linea con l’effettiva spesa totale prevista)

10

Se necessario, inserire fonte di acquisto distinguendo tra:

fornitore fisso: se si tratta di fornitore tassativo o regolarizzazione di materiale già consegnato

fornitore richiesto: se si tratta di fornitore suggerito ma non vincolante/tassativo

La ricerca può essere fatta scrivendo direttamente nel campo. Apparirà un menù a tendina da cui selezionare il codice forn. corretto.

Nota: se il fornitore fisso da inserire non è presente in anagrafica, contattare ACQ/QF prima dell’emissione della rda.

!! Il tempo di qualifica dipende quasi esclusivamente dal fornitore; il tempo medio dell’iter di qualifica è pari a 20 giorni.

L’attività di qualifica è propedeutica all’inserimento dell’Rda, il rischio infatti è che il fornitore non soddisfi gli standard di ABS.

11

Prestare attenzione all’indirizzo di consegna, in particolare se trattasi di ABS Brandico

12

Per inserire eventuali testi integrativi relativi alla RDA,

andare nella “testata” premere sull’icona a fianco della dicitura  

-Appunto testata: testi indirizzati al fornitore

-Ap.to testata – INT. : testi indirizzati solo al buyer

13

Creare riga 20 per invio materiale

C: tipo di contabilizzazione: 

P: tipo posizione: 

Materiale: inserire il codice materiale “R” 

Quantità: nr. pz da inviare in riparazione

Data di consegna: come da riga 10 della rda.

13.1

Se il codice non è noto, esistono due possibilità di ricerca:

Vedere gli screen e le descrizioni di seguito riportate

Per cercare il codice materiale corretto tramite

Nella finestra che appare, selezionare la linguetta “M: Codice materiale/Descrizione materiale” ed inserire tra “**” il testo dell’articolo cercato.

Lanciare la ricerca ciccando su “Avvia ricerca” in basso a destra.

Selezionare tra la lista dei codici proposti, l’articolo corretto facendo doppio clic sulla riga.

Note:

Se il materiale cercato non è codificato, richiedere la codifica al magazzino.

Se il codice è bloccato (riporta # davanti al codice), verificare con magazzino se possibile sbloccarlo.

Non modificare i testi di altri materiali codificati.

Attenzione!!!! Cercare il codice con la “R” davanti

13.2

Per cercare il codice materiale corretto tramite ricerca diretta 

Digito la descrizione tra “**” direttamente nella colonna materiale e premo invio.

Si apre la lista dei codici disponibili e scelgo quello corretto, scorrendo con il cursore o utilizzando il filtro di ricerca.

Seleziono il codice e lo confermo con la spunta verde

14

In “Dettaglio posizione”, nella cartella  Contabilizzazione, inserire CDC di competenza e Co.Ge 399999.

15

In “Dettagli posizione”, nella cartella Dati materiale, selezionare Componenti

Nella schermata che si aprirà, inserire codice materiale, ad esempio R4247000084, e quantità pari al nr. di pezzi da inviare in riparazione.

Poi premere invio 2 volte.

Successivamente premere la freccia verde per tornare alla schermata dell’RDA.

16

Salvare la RDA con il tasto “salva” in basso a destra, e annotare il numero della RDA creata.

Allegare eventuale documentazione a supporto tramite icona in alto a sinistra.

Selezionare “creare”, poi “archiviare documento comm.”

17

Selezionare “specifiche tecniche acquisto” e trascinare l’allegato nel campo libero a sinistra.

18

Per effettuare eventuali modifiche o integrazioni alla RDA, accedere sempre tramite la transazione ME53N e poi cliccare sul simbolo della matita.

19

La creazione dell’RDA fa partire il flusso approvativo in automatico. Non è necessario avviare manualmente nessuna procedura. 

Nella RDA è possibile vedere l’iter/step approvativi, consultando la sezione “dettaglio approvazione” 

A seconda del tipo di RDA, ci saranno step diversi che si attivano (pronto/pianificato) o disattivando (prevista esclusione) i livelli a seconda della casistica. 

Attenzione!!!

All’approvatore arriva un’e-mail di solo avviso. Per poter agire è necessario accedere a SAP.

20

Per monitorare il flusso approvativo, si accede in due modi:

Si apre una schermata a sinistra in cui è possibile visualizzare il riepilogo dei documenti in attesa. 

Cliccando, sulla destra appare il dettaglio in cui è possibile vedere i dati e personalizzare la visualizzazione. 

Scorrendo verso il basso, appare il flusso approvativo

In caso l’approvatore abbia necessità di richiedere modifiche, può utilizzare la funzione “richiedi rielaborazione” e rimandare al richiedente la RDA.

Con il box che appare “invia decisione” è possibile inviare un messaggio al richiedente.

Stessa cosa accade per la funzione “cancella RDA” che cancella SOLO il flusso approvativo.

Se l’approvatore necessita di ulteriore step approvativo di altro utente, può inoltrare la richiesta con la funzione “inoltra” e cercando l’utente nell’elenco che appare.

Per accettare e procedere con il flusso, selezionare solo “approva”.

21

Attenzione!!

Ultimato il flusso di approvazione, le RDA arrivano all’ufficio acquisti.

Entrando in visualizzazione, nella sezione “dettagli approvazione” è possibile verificare l’iter approvativo.

Rimane sempre nella sezione “stato” l’indicatore 05 Rilascio Concluso.

Sempre nella stessa sezione appare l’ODA quando la richiesta viene processata da acquisti.

22

In caso la RDA non fosse completa, il buyer può respingerla.

Nota!!

Non esiste più il gruppo acquisti C00, che dava la possibilità al richiedente di sistemare la RDA senza riavviare il flusso approvativo.

Su SAP S4, il buyer respinge la richiesta e il richiedente deve apportare le modifiche necessarie e riavviare il flusso.

Per riavviare il flusso approvativo, andare sulla sezione “Stato” e aggiornare il campo “Cd. bl.” con il valore non bloccato.

X00000001

LAV.MECCANICA-PRODUZ

X00000037

TRASF.RESIDUI ACC

X00000066

NOLEGGI AUTOVETTURE

X00000002

T.T.     C/LAV. PRODUZ.

X00000039

MONITORAGGI AMB.LI

X00000067

MAN/AUTOMEZ/AUTOVET

X00000003

PREST C/LAVORAZ. MAT

X00000040

GEST.RIFIUTI IND.LI

X00000068

SER.GAS TECN/FL-PROD

X00000004

RIP/REV MECCANICHE

X00000041

ANALISI E PROVE

X00000069

MAG TERMINAL-HANDLIN

X00000005

RIP/REV EL. ELETTRON

X00000042

TAR/CERTIF.STRUMENTI

X00000070

SER.AUS.TRASP. SPED

X00000006

RIP/REV ELETTRO-MECC

X00000043

VER/MAN.PESE-CELLE C

X00000071

TRASP.INTERCOMPANY

X00000007

CARRIP. IMP.SOLLEVAM

X00000044

VERIF.PERIOD-CERT.CE

X00000072

TRASP. PER ACQUISTI

X00000008

FORNITURA IMPIANTI

X00000045

ING.BASE E DETTAGLIO

X00000073

TRASP PER C/LAVORO

X00000009

FORNITURA MACCHINARI

X00000046

CONSULENZE PROF.LI

X00000074

TRASP.VEND-FERROVIA

X00000010

PRESTAZ. REFRATTARI

X00000047

FORMAZIONE

X00000075

TRASP.VEND - MARE

X00000011

MANUTENZ.REFRATTARI

X00000048

PRESTAZIONI PROF.LI

X00000076

TRASP.VEND - STRADA

X00000012

TRASP. E MOV.INTERNE

X00000049

ANTIINCENDIO

X00000077

CONSUL. INFORMATICHE

X00000013

COMUNICAZ. E MEDIA

X00000050

BUILDING MANAGEMENT

X00000078

PRESTAZ.INFORMATICHE

X00000014

EVENTI E MOSTRE

X00000051

DERAT ALLONT.ANIMALI

X00000079

FORNITURA METANO

X00000015

COSTR.OP.CIV-INDLI

X00000052

LAV TIPOGRAFICI-RIPR

X00000080

FORN.ENERGIA ELETTR.

X00000017

COSTR.PREFAB.UTILITY

X00000053

MANUT. AREE VERDI

X00000081

SERV.INTERCONESSIONE

X00000019

PRESTAZ. CARPENTERIA

X00000054

NORME LIBRI ABB.RIV.

X00000082

ATTREZZATURE

X00000021

PREST.ELETT/ELETTRON

X00000055

SERVI.MENSA/CATERING

X00000083

SERV. HR

X00000023

PRESTAZ. MECCANICHE

X00000056

SERVIZI LAVANDERIA

X00000025

PREST.PIPING FL.VARI

X00000057

SER.GEN.AMMINISTRAT

X00000027

PREST.PIPING IDRAUL

X00000058

SERVIZI SANITARI

X00000029

PREST.PIPING OLEOD.

X00000059

SERVIZIO VIGILANZA

X00000031

PREST.PIPING TERMOID

X00000060

ACQ/VEND IMMOB.TERR.

X00000032

INST/MAN.TELECOM-TEL

X00000061

LOCAZ.IMMOB.TERRENI

X00000033

SP.TELECOM.TELEFONIA

X00000062

ACQ.MEZZI-AUTOMEZZI

X00000034

TAGLIO

X00000063

NOLEGGI ATTREZZATURE

X00000035

PULIZIE

X00000064

NOL.MACCHINARI CALDO

X00000036

TERZIALIZZAZIONI

X00000065

NOL.MACCHIN.FREDDO